Wichtigkeit von guten Onboarding-Prozessen

Exkursbox: Der Prozesslotse zum Onboarding

Onboarding Prozesse sind insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger und gefragter. Die Forschung zeigt, dass durch erfolgreiche Onboarding-Prozesse Fluktuation verhindert und Leistung und Bindung der Mitarbeitenden erhöht werden können. Beim „Prozesslotsen“ handelt es sich um ein webbasiertes Tool, das die Begleitung und vollautomatische Aussteuerung von digitalen, strukturierten und zielgruppenspezifischen Einarbeitungsprozessen ermöglicht. Die Onboarding-Inhalte können einfach angelegt und zu standardisierten, strukturierten Prozessen zusammengestellt werden. Onboardees und die im Onboarding-Prozess beteiligten Personen erhalten die für sie relevanten Inhalte sukzessive und zum passenden Zeitpunkt ausgespielt und sind jederzeit optimal informiert.

Wie läuft der Onboarding Prozess ab?
Der Onboarding Prozess kann unterteilt werden in das Preboarding, also die Vorbereitungsphase, die Orientierungsphase und die Integrationsphase. Der Prozess beginnt mit dem Preboarding. Dieses beinhaltet die Klärung der Formalia (z.B. Unterschreiben des Arbeitsvertrages), die Vorbereitung von Arbeitsmitteln und die Absprache der Verantwortlichkeiten. Zudem müssen die Erwartungen der Organisation an die Bewerbenden klar kommuniziert werden. Die Vorbereitungsphase endet mit dem Arbeitsbeginn des neuen Arbeitnehmenden. Daraufhin findet in den ersten drei Monaten die Orientierungsphase im neuen Arbeitsumfeld statt. Dabei ist es wichtig, alle notwendigen Informationen bereitzustellen, was bspw. über ein Paten-System erfolgen kann, und kann durch Führungspersonen unterstützt werden. Ebenso können digitale Tools verwendet werden, um die wichtigsten Informationen für das Onboarding komprimiert und verständlich zu vermitteln, wie es auch bei unserem „Prozesslotsen“ der Fall ist. Die letzte Phase des Onboardings, die Integrationsphase, spielt sich in der Regel in den ersten 6-12 Monaten ab. Dabei sollen sich neue Arbeitnehmende integriert und gut im Unternehmen aufgehoben fühlen. Durch Feedback von Kolleg:innen und Führungspersonen können außerdem mögliche Unsicherheiten reduziert werden.

Was sind die Vorteile des Onboarding-Tools „Prozesslotse“?
Die Vorteile bei der Nutzung des Prozesslotsen sind zahlreich. Zum Einen können klare Zuständigkeiten definiert werden, indem Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt konkret zugewiesen werden. Die Informationen werden den Onboardees schrittweise und im passenden Moment zur Verfügung gestellt. Dadurch werden die Reflexion und der Praxistransfer unterstützt und die Anpassung des Onboardees wird gefördert. Zum Anderen werden Onboardees zum Mitdenken angeregt, können sich selbst Ziele setzen und schnell in den Austausch mit Kolleg:innen treten. Außerdem sind der aktuelle Stand und der jeweilige Fortschritt durch eine übersichtliche Prozess-Darstellung ersichtlich und die Onboardees können Feedback erhalten. Für die Organisationen wird außerdem der Aufwand im Onboarding reduziert, da Prozesse vereinheitlicht werden können und alle Beteiligten immer optimal informiert sind, ohne dass ein Mehraufwand für die Beteiligten entsteht. In Zeiten der Digitalisierung und der höheren HomeOffice Rate nach Corona eigenen sich digitale Tools dabei für das Onboarding besonders.

Hier geht es zum Download des Onboarding Tools: Onboarding-ID_Board-Produktblatt-DINA4.indd (kauffeld-lorenzo.de)​